Politique de gestion des données

1. Qui fait quoi

L'école décide des données qu'elle enregistre sur ses élèves, leurs parents et son personnel : elle en est responsable. openKelasi les héberge et les traite uniquement pour lui rendre le service, selon ses instructions. openKelasi est responsable des données du compte de l'école elle-même (administrateur, abonnement, facturation).

2. Les données traitées

• L'école : nom, pays, adresse, téléphone, e-mail, logos, informations imprimées sur les documents et, si l'école les envoie, l'image de son sceau et celle de la signature du préfet (conservées en accès privé, retirables à tout moment).
• Les élèves (souvent mineurs) : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, matricule, classe, notes, absences, décisions de fin d'année, frais scolaires et paiements, adresse et téléphone du tuteur. Photo d'identité de l'élève : seulement si l'école l'enregistre pour imprimer la carte d'élève ; elle est réduite, conservée en accès privé, visible du seul personnel autorisé de l'école, et l'école peut la retirer à tout moment.
• Les parents : nom, lien avec l'élève, messages échangés avec l'école, abonnement à l'application.
• Le personnel et les enseignants : nom, fonction, cours, présences, et, si l'école utilise la paie : salaire, bulletins de paie, avances.
• L'utilisation : connexions, appareils enregistrés pour les notifications, journal des modifications importantes, échanges avec le support de openKelasi.

3. À quoi elles servent

Uniquement à faire fonctionner l'école : suivi des élèves, bulletins, frais, horaires, communications avec les familles, paie. Elles ne sont jamais vendues, ni utilisées pour de la publicité.

4. Qui y a accès

• Chaque école ne voit que ses propres données ; chaque rôle (secrétariat, intendance, enseignant, parent, élève…) seulement ce qui le concerne.
• Un parent voit les informations de ses enfants seulement ; un élève, les siennes.
• L'équipe de openKelasi n'accède aux données d'une école que pour le support ou la sécurité, et le moins possible.
• Prestataires techniques nécessaires au service : l'hébergeur du serveur, le prestataire de paiement (FlexPaie pour le Mobile Money et la carte, qui reçoit le numéro et le montant du paiement), le service d'envoi des e-mails (Brevo, qui reçoit l'adresse et le message : mot de passe oublié, vérification d'adresse, confirmation et facture d'abonnement), et le service de notifications du téléphone (Expo et Google Firebase, qui reçoivent le titre et le texte de la notification). Ils ne peuvent pas utiliser ces données pour eux-mêmes.

5. Protection

Connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe enregistrés chiffrés, droits par rôle, déconnexion automatique des téléphones inutilisés, journal des modifications importantes, sauvegardes quotidiennes. Un compte désactivé ou une école suspendue perd l'accès immédiatement.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées tant que l'école utilise openKelasi, y compris les années clôturées, qui forment le dossier scolaire de chaque élève. Si l'école arrête, elle peut demander l'export de ses données puis leur suppression ; à défaut, elles sont supprimées dans un délai raisonnable après la fin de l'abonnement, sauf obligation légale de les garder.

7. Les droits de chacun

Toute personne peut demander à l'école de consulter, corriger ou supprimer les données qui la concernent ; pour un élève mineur, ses parents. L'école traite la demande, avec l'aide de openKelasi si besoin. Ces droits s'exercent dans le respect de la loi du pays de l'école sur la protection des données personnelles : d'abord la République démocratique du Congo, où le service est lancé.

8. Contact

Pour toute question sur vos données : votre école en premier lieu, ou le support de openKelasi.