Utiliser openKelasi

1. Le service

openKelasi est un logiciel de gestion scolaire en ligne : élèves, classes, notes, bulletins, horaires, présences, frais scolaires, paie du personnel, communiqués et messagerie, sur le site et dans l'application mobile. Il est fourni aux écoles par abonnement, après une période d'essai gratuite.

Le service est d'abord proposé aux écoles primaires et secondaires de la République démocratique du Congo. Il s'ouvrira ensuite à d'autres pays ; les présentes conditions s'appliqueront alors aussi, dans le respect de la loi de chaque pays.

2. Le compte de l'école

• La personne qui crée l'école en devient l'administrateur. Elle déclare avoir le droit d'agir au nom de l'école.
• Les informations données à la création (nom de l'école, pays, téléphone, adresse e-mail) doivent être exactes : elles servent à joindre l'école et à vérifier l'identité de l'administrateur s'il perd son accès.
• L'administrateur crée les comptes du personnel, des enseignants, des élèves et des parents, et leur remet leurs identifiants. L'école est responsable des accès qu'elle donne et doit retirer ceux des personnes qui la quittent.
• Chaque utilisateur garde son mot de passe secret. Un mot de passe perdu se remplace : par l'école pour les comptes qu'elle a créés, par e-mail ou par le support de openKelasi pour l'administrateur.

3. Essai, abonnement et paiement

• Une nouvelle école profite de 30 jours d'essai gratuit, avec toutes les fonctionnalités.
• Ensuite, l'école choisit une formule et la paie au mois ou à l'année, par Mobile Money (M-Pesa, Orange Money, Airtel Money, Afrimoney) ou par carte, en dollars ou en francs congolais au taux affiché. Une confirmation et sa facture sont envoyées par e-mail. Les prix en vigueur sont publiés sur le site ; un changement de prix vaut pour les paiements suivants.
• À l'échéance non renouvelée, l'école garde 7 jours de consultation, sans modification possible, pour imprimer ce dont elle a besoin. Les données restent conservées (voir la politique des données).
• Pour les parents, seul le solde des frais scolaires est gratuit. Les communiqués, la messagerie avec l'école, les résultats, bulletins, absences et l'horaire demandent l'abonnement de la famille, au trimestre ou à l'année, au prix publié sur le site, après une période d'essai. Cet abonnement ouvre aussi le compte de l'élève, qui ne voit sinon que son horaire. Une part de l'abonnement revient à l'école selon l'accord passé avec elle.

4. Bon usage

Il est interdit d'utiliser openKelasi pour autre chose que la gestion de l'école, d'essayer d'accéder aux données d'une autre école ou d'un autre utilisateur, de contourner les droits de chaque rôle, ou de publier dans les communiqués et la messagerie des contenus illégaux, injurieux ou portant atteinte aux élèves. Le compte d'une école qui ne respecte pas ces règles peut être suspendu.

5. Logos, sceau et signature

• L'école peut, si elle le souhaite, envoyer ses logos, l'image de son sceau et celle de la signature du préfet (ou du chef d'établissement). openKelasi les imprime seulement sur les documents de cette école (bulletins, attestations, cartes, reçus, listes…).
• En les envoyant, l'administrateur déclare que l'école a le droit de les utiliser et que la personne qui signe a donné son accord. L'école reste seule responsable des documents qu'elle délivre ainsi.
• Ces images sont conservées en accès privé : seuls les documents de l'école et les personnes autorisées de l'école les voient. L'école peut les remplacer ou les retirer à tout moment, notamment quand le préfet change.

6. Les données de l'école

Les données saisies (élèves, notes, paiements…) appartiennent à l'école. openKelasi les traite pour son compte, selon la politique de gestion des données, qui fait partie des présentes conditions.

7. Disponibilité et responsabilité

openKelasi fait le nécessaire pour que le service soit disponible et que les données soient sauvegardées chaque jour. Des interruptions restent possibles (maintenance, panne du réseau ou de l'hébergeur) ; elles sont annoncées quand c'est possible. Les résultats calculés (moyennes, rangs, décisions proposées) dépendent des notes et des réglages saisis par l'école, qui reste responsable des décisions et des documents officiels qu'elle délivre.

8. Changement des conditions et contact

Ces conditions peuvent évoluer ; les écoles sont prévenues avant tout changement important. Pour toute question : le support de openKelasi.